Штучний інтелект (ШІ) змінює ландшафт управління документами та знаннями. Автоматизуючи повторювані завдання та надаючи інтелектуальні висновки, інструменти штучного інтелекту можуть значно підвищити ефективність і продуктивність. У цій статті ми розглянемо роль штучного інтелекту в управлінні документами та автоматизації процесів, типи функцій штучного інтелекту, доступних для різних цілей проєкту, а також поради щодо визначення сфер у вашій організації, які можуть отримати вигоду від використання штучного інтелекту.

Роль штучного інтелекту в управлінні документами та знаннями

Штучний інтелект оновлює процеси в роботі з документами, робить управління знаннями більш ефективним та інтуїтивно зрозумілим. Давайте зануримося в те, як технології штучного інтелекту суттєво змінюють ситуацію:

Удосконалена організація завдяки автоматизованій класифікації документів: Документи автоматично сортуються за категоріями за допомогою ШІ, що спрощує організацію та пошук.
Зважене прийняття рішень завдяки вилученню та аналізу даних: Витягуючи та аналізуючи дані з документів, штучний інтелект надає цінну інформацію, яка сприяє кращому прийняттю рішень.
Ефективність рутинних завдань завдяки автоматизації робочого процесу: Процеси затвердження документів та інші рутинні завдання прискорюються завдяки штучному інтелекту, оптимізуючи цінний час співробітників.

Покращена доступність завдяки розширеним можливостям пошуку: Пошукові системи зі штучним інтелектом розшифровують контекст і семантику, надаючи більш релевантні результати пошуку.
Забезпечення відповідності та зниження ризиків: ШІ здійснює моніторинг документів для забезпечення відповідності нормативним вимогам та проактивного виявлення потенційних ризиків.
Підвищення рівня підтримки клієнтів за допомогою чат-ботів і віртуальних асистентів: На клієнтських порталах ці інструменти штучного інтелекту пропонують негайну автоматизовану підтримку, покращуючи клієнтський досвід.

Бізнес-кейс застосування штучного інтелекту: виклик та результати

Розглянемо випадок “ECM Netherlands”, неприбуткової організації, що працює в 34 європейських країнах. Вони зіткнулися з двома значними проблемами: управління вимогами до багатомовного навчання та значний час, необхідний для створення контенту.

Рішення: Впровадивши FuseBase AI, ECM Netherlands трансформувала свій підхід до створення навчальних матеріалів. Це дозволило значно скоротити значну кількість часу. Завдяки більш ефективному створенню та перекладу контенту, громадська організація тепер може більше зосередитися на своїх основних місіях, спрямовуючи ресурси та увагу туди, де вони найбільше потрібні.

Бізнес-переваги використання штучного інтелекту в робочих процесах

Інструменти штучного інтелекту можуть значно покращити різні процеси в компанії, що призведе до підвищення ефективності, точності та якості прийняття рішень. Ось кілька ключових сфер, які виграють від інтеграції штучного інтелекту:

Обслуговування клієнтів

Чат-боти та віртуальні асистенти на основі штучного інтелекту революціонізують обслуговування клієнтів, обробляючи рутинні запити, такі як статус замовлення або інформація про рахунок, що дозволяє агентам зосередитися на більш складних і деталізованих проблемах клієнтів. Крім того, ці інструменти забезпечують доступність 24/7, на відміну від операторів, тим самим підвищуючи задоволеність клієнтів і скорочуючи час очікування. Крім того, штучний інтелект може аналізувати дані про клієнтів, щоб пропонувати персоналізовані відповіді та рекомендації, покращуючи загальний клієнтський досвід.

Маркетинг

У сфері маркетингу ШІ трансформує стратегії завдяки своїй здатності аналізувати величезні обсяги даних для виявлення тенденцій та інсайтів, які люди-аналітики можуть пропустити, створюючи таким чином більш ефективні маркетингові кампанії. Розуміючи поведінку та вподобання клієнтів, штучний інтелект може адаптувати маркетингові повідомлення до кожного окремого клієнта, підвищуючи рівень залученості та конверсії. Крім того, можливості предиктивної аналітики ШІ дозволяють йому прогнозувати майбутню поведінку клієнтів на основі історичних даних, що дає змогу маркетологам проактивно коригувати свої стратегії для досягнення кращих результатів.

Управління ланцюгами поставок

Штучний інтелект покращує роботу ланцюжка поставок, покращуючи прогнозування попиту, оскільки алгоритми штучного інтелекту можуть передбачити майбутній попит на продукцію, допомагаючи компаніям ефективніше управляти запасами та зменшувати дефіцит або надлишок запасів. Він також оптимізує рівень запасів, аналізуючи дані про продажі, сезонні тенденції та інші фактори, забезпечуючи постійну наявність потрібної кількості запасів. Крім того, штучний інтелект може впорядкувати логістику, оптимізуючи маршрути, зменшуючи транспортні витрати та покращуючи час доставки.

Людські ресурси

У сфері управління персоналом штучний інтелект змінює практику роботи з кадрами, прискорюючи і підвищуючи точність процесів пошуку талантів, таких як перевірка резюме та заявок для визначення найкращих кандидатів на основі заздалегідь визначених критеріїв. Інструменти штучного інтелекту також можуть відстежувати настрої співробітників за допомогою опитувань і зворотного зв’язку, надаючи уявлення про моральний дух і рівень залученості. Крім того, штучний інтелект може відстежувати показники ефективності роботи співробітників і пропонувати рекомендації щодо покращення, які ґрунтуються на даних, допомагаючи менеджерам приймати більш обґрунтовані рішення.

Фінансові операції

Рішення на основі штучного інтелекту вдосконалюють фінансові операції, виявляючи шахрайство шляхом аналізу шаблонів транзакцій для виявлення підозрілої діяльності та потенційного шахрайства в режимі реального часу, зменшуючи таким чином фінансові втрати. Моделі штучного інтелекту можуть оцінювати різні фактори ризику і прогнозувати потенційні фінансові ризики, дозволяючи компаніям вживати проактивних заходів. Крім того, штучний інтелект може автоматизувати створення фінансових звітів, забезпечуючи точність і відповідність нормативним вимогам, звільняючи час для фінансових аналітиків, щоб зосередитися на стратегічних завданнях.

Як використовувати ШІ для повсякденних завдань: 10 прикладів

Для команд у різних галузях інтеграція інструментів штучного інтелекту обіцяє підвищення ефективності, точності та інноваційності. Однак ключ до розкриття цих переваг полягає у вдумливому підході до впровадження та реалізації цих технологій. Давайте розглянемо основні кроки для інтеграції штучного інтелекту в повсякденну роботу вашої команди, використовуючи FuseBase AI як яскравий приклад того, наскільки безперешкодним і результативним може бути цей процес. FuseBase AI має зручний інтерфейс і обов’язкові функції, щоб ви могли легко зрозуміти, як працюють системи штучного інтелекту в цілому.

Визначте сфери у вашій організації, які потребують допомоги ШІ

Визначити правильні сфери для впровадження штучного інтелекту може бути непросто. Ось 5 запитань, які допоможуть вам розпочати роботу:

Оцініть повторювані завдання: Чи є у вашій організації завдання, що повторюються і займають багато часу, які можуть бути кандидатами на автоматизацію за допомогою ШІ?
Оцініть процеси, що вимагають великих обсягів даних: Чи є у вас процеси, які включають великі обсяги даних, і чи може штучний інтелект допомогти в аналізі та вилученні цінної інформації з цих даних?
Розгляньте точки взаємодії з клієнтами: Чи є сфери взаємодії вашої організації з клієнтами, які могли б виграти від чат-ботів і віртуальних асистентів на основі штучного інтелекту?
Оцініть потреби в комплаєнсі та управлінні ризиками: Чи має ваша організація справу з дотриманням нормативних вимог і чи може штучний інтелект допомогти ефективніше відстежувати ризики та управляти ними?
Аналізуйте поточні больові точки: Чи збирали ви відгуки від співробітників про поточні больові точки та неефективність, і чи можуть рішення зі штучного інтелекту вирішити ці проблеми?

Ознайомте свою команду з інструментами штучного інтелекту

Почніть з визначення завдань або сфер, де ШІ може принести найбільшу користь. Шукайте повторювані, трудомісткі завдання, які можна автоматизувати, або сфери, де ШІ може надати інформацію, що виходить за рамки людського аналізу. Не всі інструменти штучного інтелекту створені рівними. Виберіть рішення, яке відповідає потребам і цілям вашої команди. Враховуйте такі фактори, як простота використання, можливості інтеграції та рівень підтримки, що надається.

Зміни можуть лякати. Демістифікуйте штучний інтелект, навчивши свою команду перевагам і принципам роботи інструментів штучного інтелекту. Існує два основних підходи:

Станьте лідером: Залучайте своїх співробітників безпосередньо, чітко повідомляючи їм про цілі впровадження ШІ, включаючи очікувані результати і те, як буде вимірюватися успіх. Це задасть чіткий напрямок і вмотивує вашу команду прийняти зміни.

Зверніться за цільовою підтримкою: Скористайтеся послугами команди з впровадження обраного програмного забезпечення для штучного інтелекту. Наприклад, FuseBase чи ClickUp надає клієнтську підтримку і проводить навчальні тренінги, щоб кожен відчував себе комфортно і був компетентним у використанні нової технології.

1, 2, 3… Вперед!

Після того, як закладено основу для впровадження штучного інтелекту у вашій команді, наступним кроком є його реалізація. Впровадження штучного інтелекту в стратегії управління інформацією вимагає ретельного планування і прихильності на всіх рівнях організації. Незалежно від розміру бізнесу, починаючи з малого, з чітким баченням і масштабуванням на основі успіху і навчання, можна оптимізувати переваги інтеграції ШІ.

Почніть з інтеграції штучного інтелекту в кілька обраних завдань або процесів. Це дозволить вашій команді адаптуватися до нової технології та дасть розуміння того, як ефективно масштабувати рішення зі штучного інтелекту в інших сферах. Ось список завдань, з яких ви можете почати:

1. Фільтрація та керування електронною поштою: Використовуйте інструменти ШІ для сортування, маркування та архівування листів, зменшуючи кількість ручних завдань з керування електронною поштою.

2. Управління соціальними мережами: Використовуйте інструменти зі штучним інтелектом для аналізу взаємодії та виявлення тенденцій на платформах соціальних мереж.

3. Створюйте документацію на основі ШІ: Ви можете використовувати такі інструменти, як FuseBase або Monday.com, для створення детальних СОПів і покрокових інструкцій, забезпечуючи послідовність і точність операційних процесів.

4. Створення контенту: Використовуйте інструменти зі штучним інтелектом для створення маркетингових матеріалів, блогів і постів у соціальних мережах, щоб заощадити час на створення контенту. Якщо вам потрібні зображення для соціальних мереж, інфографіка для блогів або привабливий дизайн для маркетингових матеріалів, Canva AI допоможе вам створити візуальні ефекти, які покращать ваш контент і привернуть увагу.

5. Розширений аналіз даних про клієнтів: Розгортайте інструменти штучного інтелекту для глибшого розуміння та аналізу бізнес-операцій, відгуків клієнтів і тенденцій.

6. Управління проєктами: Впроваджуйте інструменти управління проєктами на основі штучного інтелекту для прогнозування термінів виконання проєктів, розподілу ресурсів і відстеження прогресу. Можливості кастомізації та інтеграції, продемонстровані на клієнтських порталах FuseBase, показують, як ШІ може бути адаптований до конкретних потреб команди та клієнта. Це не тільки зміцнює ідентичність бренду, але й покращує доступ до інформації та сприяє безперешкодній співпраці.

7. Рекрутинг і HR: Використовуйте ШІ для перевірки резюме, планування співбесід і первинної комунікації з кандидатами, щоб оптимізувати процес найму. Ви також можете використовувати ШІ у відділі кадрів для стратегічного пошуку талантів, кадрового планування та аналізу залученості співробітників.

8. Введення та обробка даних: Впроваджуйте програмне забезпечення зі штучним інтелектом для автоматизації повторюваних завдань введення даних, зокрема обробки документів і стандартних операційних процедур, щоб підвищити точність і ефективність. Prezi AI використовує передовий аналіз інформації для створення динамічних і цікавих презентацій, перетворюючи необроблені дані у візуально переконливі розповіді без особливих зусиль.

9. Дослідження та аналіз ринку: Використовуйте ШІ для автоматизованого дослідження ринку та аналізу конкурентів, щоб ефективніше надавати дієві ідеї.

10. Персоналізовані маркетингові кампанії: Використовуйте маркетингові інструменти на основі штучного інтелекту, щоб керувати персоналізованими маркетинговими кампаніями на основі даних клієнтів. Просунуті інструменти, такі як FuseBase, Clikcup, or Monday.com, можуть надати вам відповіді на основі знань і досвіду вашої команди, зібраних у робочому просторі команди.

Підсумок

Впровадження штучного інтелекту в повсякденні завдання може значно підвищити ефективність, точність і швидкість прийняття рішень на підприємствах будь-якого розміру. Функції штучного інтелекту не лише заощаджують час, але й забезпечують точність і послідовність у документації процесів, полегшуючи командам співпрацю та обмін знаннями.