Дослідження компанії Wakefield виявило вражаючу статистику: 54% з 1 000 опитаних повідомляють, що витрачають більше часу на пошук необхідної інформації, ніж на відповіді на електронні листи та повідомлення. Такий пошук інформації — це не просто незначна незручність, це значне виснаження часу та ресурсів як для працівників, так і для керівництва. Постійний пошук необхідних даних, а також потреба в управлінні та оновленні наявної інформації призводить до операційної неефективності, яка може мати далекосяжні наслідки. До них відносяться помітне зниження продуктивності, тривале виконання завдань і відчуття інформаційного перевантаження. Результат? Працівники дедалі більше виснажуються, незадоволені та втрачають мотивацію.
Тож, як ви можете захистити свою команду від цих пасток? Відповідь полягає в ефективному управлінні інформацією. Впровадивши надійну систему управління інформацією, ви зможете підвищити ефективність і надати своїм колегам можливість швидко і без зусиль отримувати доступ до необхідної їм корпоративної інформації. У цій статті ми зануримося в концепцію управління інформацією та підкажемо, як створити бездоганну систему у вашій організації.
Що таке інформаційний менеджмент?
Інформаційний менеджмент (ІМ) — це широкий термін, який охоплює всі системи та процеси в організації для створення, зберігання, управління та розповсюдження інформації. ІМ покликаний забезпечити доступність інформації для потрібних людей, в потрібний час і в потрібному форматі, підтримуючи процеси прийняття рішень, операційну ефективність і стратегічне планування.
Ключові аспекти управління інформацією:
- Збір даних: Збір необроблених даних з різних джерел.
- Зберігання даних: Безпечне зберігання даних у базах даних, сховищах даних або інших формах систем зберігання.
- Організація даних: Класифікація та індексування інформації, щоб зробити її легкодоступною.
- Обробка даних: Перетворення необроблених даних у більш придатний для використання формат або вилучення значущої інформації.
- Розповсюдження інформації: Забезпечення доставки потрібної інформації потрібним людям, часто за допомогою звітів, інформаційних панелей або автоматизованих сповіщень.
- Управління даними: Встановлення політик і процедур для управління якістю, конфіденційністю, безпекою та дотриманням вимог до даних.
- Управління життєвим циклом інформації: Управління потоком інформації організації від створення або отримання до утилізації.
Інформаційний менеджмент має вирішальне значення для прийняття організаціями обґрунтованих рішень, підвищення продуктивності та збереження конкурентних переваг. Він також відіграє важливу роль в управлінні ризиками та дотриманні нормативних вимог.
Як вирішувати бізнес-завдання за допомогою методик з управління інформацією
Виклик 1: Перевантаження та фрагментація даних
Бізнес-задача: Компанія намагається впоратися з величезним обсягом даних, які вона генерує. Дані розкидані по різних відділах, у різних форматах і зберігаються в різних, не пов’язаних між собою системах, що призводить до неефективності та ізоляції даних.
Рішення: Впровадження централізованої системи управління даними, яка консолідує всі дані в єдиному сховищі. Ця система використовує передові інструменти інтеграції даних, щоб забезпечити стандартизацію, дедуплікацію та доступність даних з різних джерел для всіх зацікавлених сторін.
- Спрощений доступ до даних: Співробітники можуть швидко знаходити потрібну інформацію, що призводить до швидшого прийняття рішень і підвищення продуктивності.
- Покращена якість даних: Система включає функції для очищення та збагачення даних, що гарантує, що компанія покладається на точну та актуальну інформацію.
- Покращена співпраця: Завдяки єдиному джерелу даних команди можуть ефективніше співпрацювати, обмінюючись ідеями та стимулюючи інновації.
Виклик 2: Відповідність нормативним вимогам та конфіденційність даних
Бізнес-задача: Фірма, що надає фінансові послуги, повинна дотримуватися суворих правил захисту даних, таких як GDPR та CCPA. Недотримання вимог може призвести до великих штрафів та шкоди репутації компанії.
Рішення: Фірма впроваджує систему управління інформацією, яка розроблена з урахуванням вимог законодавства. Вона включає в себе надійні засоби захисту, контроль доступу та аудиторські сліди для моніторингу використання та обробки даних.
- Автоматизовані робочі процеси комплаєнсу: Система автоматизує завдання, пов’язані з комплаєнсом, такі як політика зберігання даних і запити на право бути забутим, знижуючи ризик людської помилки.
- Посилені заходи безпеки: Шифрування, багатофакторна автентифікація та регулярний аудит безпеки захищають конфіденційні дані від несанкціонованого доступу.
- Прозора обробка даних: Система забезпечує чіткий облік діяльності з обробки даних, що полегшує демонстрацію відповідності регуляторним органам.
Виклик 3: Неефективний обмін знаннями
Бізнес-задача: Багатонаціональна корпорація стикається з труднощами в обміні знаннями та передовим досвідом між своїми глобальними командами, що призводить до дублювання зусиль та відсутності синергії.
Рішення: Корпорація впроваджує корпоративну платформу управління знаннями, яка полегшує збір, організацію та розповсюдження знань по всій організації.
- Централізоване сховище знань: Єдине джерело істинних знань компанії допомагає уникнути дублювання та забезпечує узгодженість інформації, якою обмінюються в компанії.
- Розширені можливості пошуку: Співробітники можуть швидко знаходити необхідні знання, документи та ресурси, заощаджуючи час і використовуючи колективний інтелект компанії.
- Функції спільноти: Дискусійні форуми та інструменти співпраці в системі заохочують обмін знаннями та інноваціями між різними відділами та географічними регіонами.
Виклик 4: Аналіз даних у реальному часі та звітність
Бізнес-задача: Мережа роздрібної торгівлі не може швидко реагувати на ринкові тенденції через повільні та застарілі процеси звітності, які не можуть впоратися з аналізом даних у режимі реального часу.
Рішення: Мережа роздрібної торгівлі розгортає сучасну платформу бізнес-аналітики (BI) та аналітики, яка інтегрується з системами касових терміналів (POS), щоб надавати інформацію про продажі та поведінку клієнтів у режимі реального часу.
- Дешборди в режимі реального часу: Особи, які приймають рішення, мають доступ до актуальних візуалізацій даних, що дозволяє їм швидко реагувати на нові тенденції та приймати обґрунтовані рішення.
- Передбачувальна аналітика: Система використовує алгоритми машинного навчання для прогнозування продажів і потреб в запасах, оптимізації рівня запасів і скорочення відходів.
- Мобільна звітність: Керівники можуть отримувати доступ до звітів і дашбордів у дорозі за допомогою мобільних додатків, що дозволяє їм залишатися в курсі подій незалежно від того, де вони знаходяться
Як створити систему управління інформацією
Розуміння основ створення системи управління інформацією має вирішальне значення для успіху вашої компанії. Зануримося в практичні аспекти впровадження цієї системи. Ми розробили комплексну 7-крокову інструкцію, покликану спростити цей процес для вас!
Крок 1. Визначаємо ключові цілі для інформаційної системи
Щоб система управління інформацією працювала, потрібно чітко визначити основні цілі, болі та завдання вашої компанії. Ви побачите ключові питання, які потребують покращення, як має виглядати система управління інформацією та яких результатів можна очікувати після її впровадження.
Бізнес-приклад: Зростаючій фінансовій консультаційній фірмі необхідно управляти зростаючим обсягом інформації про клієнтів та взаємодією з ними, щоб підвищити рівень задоволеності та утримання клієнтів.
Основні цілі:
- Централізована інформація про клієнтів: Створіть єдине джерело істини для всіх даних про клієнтів і взаємодій.
- Удосконалена комунікація: Оптимізуйте спілкування з клієнтами та відстежуйте всі точки контакту.
- Покращення обслуговування клієнтів: Використовуйте дані клієнтів для надання персоналізованих послуг та консультацій.
- Узгодження продажів і маркетингу: Узгодьте зусилля з продажу та маркетингу, щоб націлити правильних клієнтів на правильне повідомлення.
Крок 2. Обираємо єдину платформу для управління інформацією
Після того, як ви зрозуміли, що ваша команда потребує належного управління інформацією для підвищення продуктивності та організації даних, вам знадобиться уніфікований інструмент, щоб змусити її працювати найкращим чином. Переконайтеся, що ви створили або вибрали платформу, з якою буде зручно працювати як стаціонарним, так і віддаленим працівникам. Подумайте, хто і як буде користуватися системою. Визначте основні функції, які вам потрібно охопити в інформаційній екосистемі, і чи буде інтуїтивно зрозумілим її використання при створенні, управлінні, редагуванні та пошуку контенту.
Наприклад, платформи для спільної роботи з базою бізнес-знань, такі як FuseBase, допомагають розподіляти завдання, збирати корпоративну інформацію та зменшувати витрати на зберігання різного роду корпоративних записів. Як ви можете бачити нижче, робочий простір FuseBase зберігає всю необхідну інформацію будь-якого формату і призначення в одному місці і правильно її класифікує.
Тут ви можете не тільки ділитися цілями і складати плани дій, а й створювати і поширювати інструкції, записи компанії та іншу інформацію. Ви маєте повний контроль над обігом даних з такими системами.
Крок 3. Визначаємо прогалини в наявній інформації
Щоб переконатися, що ви нічого не пропустили, попросіть своїх співробітників надати зворотній зв’язок, визначте критично важливу бізнес-інформацію та перевірте, чи є у вашій компанії прогалини. Ви можете створити карти знань для кожного відділу, проаналізувати (якщо це можливо) структури управління інформацією ваших конкурентів і побачити, де вам потрібно покращити роботу в першу чергу.
Ось 7 запитань, з яких ви можете почати:
- Наскільки легко ви знаходите інформацію, необхідну для ваших щоденних завдань?
- Чи траплялися у вас ситуації, коли ви не могли отримати доступ до важливої інформації? Якщо так, чи можете ви описати ці випадки?
- Чи знаходили ви коли-небудь розбіжності або застарілу інформацію в наших системах? Як це вплинуло на вашу роботу?
- Чи відповідає інформація, до якої ви маєте доступ, вашій поточній ролі та обов’язкам?
- Чи є сфери, в яких ви відчуваєте, що отримуєте забагато або замало інформації?
- Наскільки ефективним є поточний процес обміну інформацією між відділами або членами команди?
- Чи є у вас якісь пропозиції щодо того, як ми можемо покращити спосіб управління та обміну інформацією в компанії?
Ставлячи ці запитання, ви можете отримати цінну інформацію про те, як рухається інформація у вашій організації і де є можливості для вдосконалення.
Крок 4. Упорядковуємо наявну інформацію та додаємо новий контент
Категоризуйте інформацію та додавайте до системи необхідні посилання чи матеріали. Не бійтеся експериментувати з форматами: папки, групи, дошки та колекції допоможуть вам не загубитися в постійно зростаючому потоці даних. Переконайтеся, що всі користуються обраним форматом і можуть швидко знайти, відредагувати або додати необхідну інформацію.
Крок 5. Впроваджуємо систему управління інформацією
Після запуску системи потрібно переконатися, що вона добре пояснена, а її основні функції зрозумілі всім вашим співробітникам. Проведіть необхідне навчання, поясніть, як працюють оновлення контенту, і, якщо можливо, впровадьте автоматизацію або фреймворки на основі штучного інтелекту, щоб зробити управління даними більш плавним і простим.
Крок 6. Оцінюємо та оптимізуємо новий підхід до управління інформацією
Проведіть аналіз витрат і вигод, зберіть відгуки співробітників і через деякий час оцініть загальну ефективність та покращення управління інформацією. Опитування та постійна комунікація допоможуть вам визначити, що працює, а що ні, чи є ця інформаційна система найкращою для вашої компанії і чи вдалося вам створити систему управління, яка дійсно допомагає.
Ось 6 прикладів запитань, які можна використовувати в опитуванні для вимірювання задоволеності команди системою управління інформацією:
- За шкалою від 1 до 10, наскільки ви задоволені поточною системою управління інформацією?
- Наскільки легко орієнтуватися та знаходити інформацію в новій системі управління інформацією?
- Чи помітили ви підвищення ефективності ваших щоденних завдань після впровадження нової системи?
- Чи є в системі управління інформацією функції, які ви вважаєте особливо корисними або вигідними?
- Наскільки надійною ви вважаєте систему управління інформацією (наприклад, час безвідмовної роботи, швидкість, частота помилок)?
- Як нова система управління інформацією вплинула на вашу загальну задоволеність роботою?
Ці питання можуть дати цінну інформацію про те, як команда сприймає нову систему управління інформацією і де є можливості для вдосконалення.
Крок 7. Вдосконалюємо та оновлюємо систему
Регулярні перевірки та вдосконалення забезпечать ефективне управління інформацією та допоможуть довше підтримувати працездатність вашої системи. Завдяки постійному аналізу ви зможете визначити вимоги до наступних випусків оновлень і забезпечити безпечне та зручне зберігання і використання інформації.
Підсумок
Удосконалення підходу вашої компанії до управління інформацією — це більше, ніж просто обробка даних; це трансформаційний процес, який розкриває можливості вашої робочої сили, просуваючи вашу організацію до вершини інновацій. Щоб досягти досконалості та спрямувати свій бізнес до видатних досягнень, впровадьте такі стратегічні заходи:
- Використовуйте передові технології: обирайте інструменти та системи, які відповідають вашим бізнес-цілям і підвищують продуктивність.
- Встановіть чіткі політики: Розробіть та повідомте про комплексну політику управління інформацією, щоб підтримувати узгодженість та безпеку.
- Інвестуйте в навчання персоналу: Забезпечуйте постійне навчання, щоб ваша команда володіла новітніми технологіями та найкращими практиками.